Какие программные компоненты должна иметь система комплексной автоматизации ресторана? На какие бизнес области можно разбить данную автоматизированную систему? Как организуется коллективная работа со складом в ресторане и при обслуживании клиента? Каковы методы программы лояльности ресторана? Как налаживается бухгалтерский и финансовый учёт при комплексной автоматизации ресторана? Попробуем ответить на эти и другие вопросы использования автоматизированных систем, применяемых в работе ресторанном бизнесе.

Бизнес области системы

1. Руководитель онлайн
2. Складской и бухгалтерский учёт
3. Обслуживание клиента
4. Программа лояльности
5. Управление персоналом
6. Учёт финансов
7. Маркетинговая аналитика
8. Интеграция с другими системами
9. Взаимодействие с клиентом

Программные компоненты

1. Мобильное приложение руководителя
2. Рабочее место бухгалтера
3. Рабочее место товароведа
4. Рабочее место маркетолога
5. Рабочее место администратора
6. Мобильное приложение официанта
7. Мобильное приложение курьера
8. Мобильное приложение клиента

Руководитель онлайн. Мобильное приложение руководителя

Позволяет оценить KPI (ключевые показатели) каждого заведения в режиме реального времени и сравнить результативность их работы. Ключевые показатели рассчитываются каждые 5 минут или каждый час. Максимально удобный и доступный интерфейс. Возможно реализация только под iOS. Рассылка важных уведомлений руководителю. Например, снижение остатков, достижение показателей по выручке, определенные действия сотрудников и т.д. Отчёт о прибылях и убытках в онлайн доступе. Ключевые показатели по каждому заведению:

• Доход за день
• Сумма максимального чека
• Сумма минимального чека
• Средний чек за день
• Чеков за день
• Количество Гостей
• Количество отмен
• Сумма инкассации 

Складской и бухгалтерский учёт. Рабочее место товароведа и бухгалтера

Приём товара на склад. Анализ потребности в ингредиентах, полуфабрикатов, товаров. Формирование заказов на закупку. Контроль сроков годности. Списание со склада. Формирование инвентаризационной ведомости. Интеграция с 1С «Поддержка конфигураций: Бухгалтерия предприятия» 3.0, «Управление торговлей» 11.2, 11.3, ERP 2.0.

Работа по технологическим картам блюд. По каждому блюду имеется технологическая карта, учитывающая рецепт изготовления блюда и все входящие в его состав ингредиенты (полуфабрикаты). В технологической карте учёт вес и количество используемых ингредиентов и полуфабрикатов.

Функции складского учёта

• Учет товаров, блюд, полуфабрикатов
• Расчет остатков и себестоимости в режиме реального времени
• Автозамена продуктов с учетом рецептов
• Контроль закупочных цен
• Протокол изменения документов и справочников
• Интеграция с 1С:Бухгалтерия
• Автоматизация всего цикла закупки: от создания заявки до приходной накладной

Документы складского учёта

• Приходные и расходные накладные
• Акты приготовления, разбора, переработки
• Списания и внутренние перемещения
• Инструменты инвентаризации

Обслуживание клиента в ресторане

Официант с использованием мобильного приложения «Официант» оформляет заказ клиента. Заказ клиента отправляется на POS-систему бармена и на POS-систему на кухне. На кухонных принтерах на кухне и в баре автоматически печатаются чеки заказа, с указанием номера стола заказчика, официанта и блюд входящих в заказ. Для бара распечатываются чеки заказа на напитки и прочие товары из бара. К каждому блюду или напитку прикладывается чек заказа. Официант получает блюда и напитки по этим чекам. Бармен с использованием мобильного приложения «Бармена» отмечает какие напитки приготовлены для передачи клиенту. Повар на кухне делает отметку в мобильном приложении «Повара» какие блюда приготовлены и их можно забрать. Официант видит у себя в мобильном приложении готовность тех или иных блюд и напитков для передачи клиенту. По мере готовности официант забирает блюда (напитки) и передаёт их клиентам. После доставки блюда или напитка клиенту официант в своём мобильном приложении делает отметку о доставке блюда (напитка) клиенту. После выполнения заказа официант забирает деньги у клиента, бармен распечатывает счёт, официант отдаёт счёт клиенту. Официант в мобильном приложении «Официант» делает отметку об оплате заказа.

Программа лояльности

Информирование клиентов о мероприятиях, акциях и скидках ресторана. Информация может быть опубликована в мобильном приложении ресторана, которое создано специально для клиентов, или клиент может получить PUSH-уведомление из ресторана. Работа с отзывами клиентов. Выработка решений по устранению негативных отзывов о работе заведения. Поддержка системы накопления и списания бонусных баллов. Начисление баллов производится после оплаты счёта. Баллы можно списать при получении подарка на баллы. Например, мороженного или другого десерта. Это делается для того, чтобы у посетителя ресторана оставалось максимально положительное впечатление от посещения ресторана.

Управление персоналом

Учёт рабочего времени. Начисление зарплаты. Составление графиков работы. Система стимулирования персонала. Назначение официанта (курьера) на заказ. Учёт сменного характера работы персонала. Оценка объёмов работы персонала. Автоматизация коллективной работы персонала над заказом.

Учёт финансов

Анализ текущей операционной деятельности ресторана и его работы по сравнению с  предыдущими отчетными периодами. Отчёт о движении денежных средств. Отчёт о прибылях и убытках. Расходы на закупу (food cost). Затраты на персонал (labor cost). Эти две категории затрат вместе составляют отчёт «prime cost». Отчёты по каждому заведению. Сравнение показателей между разными заведениями. Формирование плановых показателей по прибыли. Анализ отклонения доходов от продаж. Учёт себестоимости единицы продукции. Расчёт маржинальности единицы продукции и всего заведения.

Маркетинговая аналитика

Сбор информации о клиентах с целью стимулирования продаж. Оценка продаваемости каждой позиции. Например, подготовка отчёта «Сумма продаж по каждому блюду» (Какие позиции лучше продаются?).

Интеграция с другими системами

Интеграция с Delivery Club, Яндекс.Еда и ZakaZaka. Интеграция с интернет-магазином и телефонией. Интеграция с POS-терминалами и кухонными принтерами. Интеграция с 1С.

Жизненный цикл блюда

1. Закупка ингредиентов и полуфабрикатов
2. Пополнение склада
3. Занесение рецепта блюда
4. Поступление заказа на блюдо
5. Изготовление блюда по рецепту
6. Учёт расхода инградиентов и полуфабрикатов
7. Доставка блюда

Жизненный цикл товара (алкоголя, напитков)

1. Закупка товара
2. Пополнение склада
3. Поступление заказа на товар
4. Учёт расхода товара
5. Доставка товара

Жизненный цикл заказа

1. Заказ создан
2. Заказ подтверждён клиентом (по телефону или официанту)
3. Заказ исполнен
4. Заказ оплачен
5. Заказ отменён

Функции системы

1. Контроль жизненного цикла блюда 
2. Технологическая карта блюда
3. Расчёт себестоимости блюда
4. Учёт изменений в рецептах
5. Отслеживание срока готовности блюда и его доставки
6. Учёт товара на складе 
7. Онлайн контроль остатков на складе
8. Списание товара со склада при пробитии чека
9. Расчёт зарплаты сотрудников
10. Выгрузка данных в 1С
    Отчёт о прибылях и убытках в онлайн доступе.
11. CRM система скидки, бонусы, акции 
12. Контроль ключевых показателей заведения (филиала) и на графике по часам за выбранный период времени в онлайне
13. Сумма продаж по каждому блюду
14. (Какие позиции лучше продаются?)
15. Учёт финансов
16. Учёт рабочего времени 
17. Интеграция с Delivery Club, Яндекс.Еда и ZakaZaka
18. Интеграция с интернет-магазином и телефонией
19. Мобильное приложение для курьеров
20. Разграничение прав доступа 
21. Ключевые показатели по каждому заведению. Сравнение эффективности разных заведений

Щукин Вадим Александрович 
генеральный директор 
ООО «НОРД КЛОУД СОФТ», г.Архангельск